La comunicación efectiva de la junta dentro de una organización puede significar la diferencia entre exceder las expectativas de los accionistas y no lograr los objetivos establecidos. Desafortunadamente, la mayoría de los consejos de administración y equipos de administración de la empresa no logran un impacto positivo en los resultados comerciales.
Una investigación realizada por la firma de consultoría de gestión global McKinsey & Company informó recientemente que el 64 por ciento de los directorios tuvo un impacto bajo o por debajo del promedio en la creación de valor a largo plazo de una empresa.
¿Qué, exactamente, causa una junta directiva o un equipo de gestión ineficaces? Las estrategias defectuosas y la colocación de personas equivocadas en puestos de dirección son dos causas principales. La falta de una comunicación clara y oportuna con la junta es otro factor importante que contribuye a la ineficacia de la junta.
El gran poder de la comunicación efectiva con la junta se evidencia en un ejemplo reciente de Facebook. Según la dirección de operaciones de Facebook, Sheryl Sandberg, el director ejecutivo Mark Zuckerberg mejoró recientemente la eficiencia de las reuniones de Facebook mediante la implementación de dos estrategias de comunicación básicas:
1) enviar materiales a los asistentes a la reunión con anticipación y 2) establecer metas al comienzo de cada reunión.
¿Cuáles son algunas otras sugerencias para mejorar la comunicación de una junta? Mira estas seis sugerencias:
1. Desarrollar y comunicar una estrategia de comunicación definida para la junta
La mejor manera de asegurar el éxito a largo plazo de la junta de una empresa comienza con el desarrollo de una estrategia sólida, seguida de la comunicación de esa estrategia a todos los miembros de la junta.
Implemente una estrategia definida desde el principio para darle a la junta una hoja de ruta a seguir. Asegurarse de que todos los miembros de la junta estén en sintonía es fundamental para el éxito.
Al construir una placa, si bien es importante comunicar los objetivos, es igualmente fundamental comunicar claramente los obstáculos actuales y los intentos pasados de resolver esos problemas. Esto permite a la junta evitar seguir estrategias obsoletas y fallidas.
Las juntas directivas efectivas a menudo idean nuevas estrategias para enfrentar los desafíos que enfrentan, y luego se aseguran de que todos los involucrados comprendan la estrategia y lo que se espera de ellos.
2. Definir y comunicar roles
Definir y comunicar los roles de cada miembro de la junta representa una parte vital para establecer la estrategia de la junta en el futuro. Una junta eficaz necesita un líder fuerte, generalmente el director ejecutivo o el director de operaciones, para garantizar que la junta posea todo lo que necesitan para tener las mejores posibilidades de éxito.
Una junta también contiene otros roles, incluido el director financiero (CFO), el secretario y cualquier otro subordinado que pueda estar bajo el liderazgo de los puestos anteriormente.
Comunique el rol de cada miembro de la junta. Por ejemplo, el CFO maneja la mayoría de los asuntos financieros de la empresa y posee un conocimiento excepcional de la viabilidad financiera de una estrategia en particular.
Sin embargo, el CEO es quien toma la decisión final sobre si un proyecto avanza o no. El secretario guarda todas las actas de las reuniones y mantiene los documentos y registros de la corporación, asegurándose de que la junta mantiene el acceso a la información que necesita al desarrollar nuevas estrategias o tomar decisiones importantes.
Por lo tanto, asegurar de que todos los miembros de la junta comprendan lo que se espera de ellos puede evitar un malentendido sobre quién tiene la responsabilidad de tareas específicas.
3. Construya un equipo de profesionales que posea habilidades de comunicación excepcionales
La construcción de una junta o un equipo de administración no se limita a que el CEO o el COO designe a las personas más calificadas para cada puesto. También deben asegurarse de que cada individuo pueda trabajar de manera eficaz con los demás en la junta y comunicarse de manera firme y concisa.
Las juntas más efectivas operan bajo un aire de respeto y comunicación abierta entre los miembros de la junta. Esto significa que los miembros de la junta respetan las opiniones de sus compañeros miembros de la junta y aceptan la decisión final tomada por el director ejecutivo o director de operaciones.
Los directores ejecutivos y directores de operaciones también deben buscar personas cuyos estilos de trabajo, incluidos sus estilos de comunicación, se complementen entre sí.
La capacidad de trabajar bien juntos puede contribuir en gran medida a la cohesión general de la junta e incluso facilitar un mayor éxito, ya que una junta unificada a menudo logra mucho más que una junta plagada de luchas internas, indecisión y falta de comunicación clara.
4. Elija las herramientas de comunicación de la placa adecuada
En última instancia, los canales de comunicación en sí mismos hacen o deshacen la eficacia de una junta o equipo de administración, especialmente para juntas con miembros del equipo que normalmente están fuera de la sala de juntas.
Sin métodos de comunicación sólidos, la estrategia de una empresa a menudo se disuelve en una serie de oportunidades perdidas y errores.
El uso de herramientas colaborativas en línea, como TextMagic, representa una forma de prevenir este tipo de barrera de comunicación. Según un estudio de caso de Loomion AG, una solución de mensajería de texto aseguró una mejor comunicación de la junta entre los miembros de su junta, lo que recibirá una mejor gestión de la estrategia de la junta en general.
5. Haga preguntas y no asuma
Los mejores directores ejecutivos y miembros de la junta se hacen preguntas unos a otros, especialmente si surge una confusión durante una discusión. A veces, sin embargo, el director ejecutivo u otros miembros de la junta dudan en hacer preguntas importantes que podrían ayudar a aclarar una situación, lo que podría causar una crisis de comunicación.
Los directores ejecutivos y los líderes de equipos de gestión que hacen preguntas se muestran audaces y profesionales, lo que a su vez anima a otros a hacer lo mismo. Además de poner a todo el mundo al día más rápidamente, hacer preguntas también ayuda a revelar cualquier defecto en un plan o estrategia antes de que crezcan demasiado.
6. Documentar los cambios y comunicarlos a todos los involucrados
Cuando la junta se reúne, cualquier cambio implementado por la junta en la estrategia actual necesita documentación y distribución adecuada. No hacerlo a menudo resulta en confusión ya que todos se apresuran a ponerse en la misma página.
Las herramientas como las matrices de responsabilidad y los registros de cambios pueden ayudar a rastrear cualquier cambio discutido durante las reuniones o mediante otras comunicaciones como el texto.
Además, la documentación adecuada de los cambios en la estrategia facilita la comunicación de estos cambios a los empleados de la empresa. La mayoría de las veces, los empleados de la empresa no tienen idea de las discusiones que se llevan a cabo detrás de las puertas de la sala de juntas.
Mantenerse al día con los cambios discutidos y comunicar estos cambios a los empleados permiten que la empresa funcione como un todo más cohesionado.
Las juntas directivas a menudo consideran importante tener una solución viable para garantizar una comunicación fluida entre la junta entre los diversos miembros de su equipo. Una forma flexible y confiable de comunicar cualquier cambio entre los miembros de la junta, ya sea en la oficina o fuera de ella, ayuda a garantizar un mayor éxito a medida que la junta persigue su estrategia.
Con la naturaleza fluida de los mercados actuales, las juntas directivas eficaces poseen la capacidad de adaptarse rápidamente y mantenerse actualizadas mediante el uso de estrategias y métodos de comunicación impactantes.