Muchas veces al terminar una reunión de trabajo tenemos la sensación de que hemos perdido el tiempo, ¿te sientes identificado? No es casualidad, ya que muchos líderes no saben cómo llevar una reunión de trabajo efectiva con su equipo. ¿Cómo lo podemos hacer?
Primero de todo, tenemos que valorar si realmente es necesaria o no. ¿Hace falta reunirse o lo puedo solucionar con un correo? Pero lo realmente importante y que preocupa a todo implicado es cómo hacer que la reunión de trabajo sea efectiva. Por ello, es importante elaborar una planificación previa y seguir ciertas indicaciones para garantizar la productividad.
A continuación, te vamos a contar tips a seguir para que tus reuniones sean un éxito y fomenten la productividad de tu equipo:
Objetivo de una reunión de trabajo
Es imprescindible tener claro por qué convocas una reunión y qué es lo que buscas en ella. Toda reunión debe tener unos objetivos claros, de este modo al finalizar estos deberían de quedar resueltos.
Planifica e informa del motivo de la reunión con antelación
Cuando tengas claros los objetivos de la reunión, debes informar de esto a todos los implicados en la reunión de trabajo. De este modo, estos se podrán preparar el meeting con antelación y hacer que la reunión de trabajo sea más efectiva y no les pille por sorpresa.
¿Quién debe acudir?
Invitar solamente a quien sea necesario, clientes, proveedores o miembros de tu equipo, es clave para la efectividad de esta. Es más efectivo hacer pequeñas reuniones, de no más de cinco personas, que venga gente para “llenar la sala”.
El espacio
El entorno es clave para hacer una reunión amena y cómoda, a tener en cuenta que esta debe cumplir con todos los requisitos y materiales necesarios para que su desarrollo sea el correcto. Si eres freelance y trabajas desde casa, puedes alquilar una sala de reuniones como las que tenemos en nuestro coworking cuando tengas tus reuniones. Contar con un espacio adecuado transmitirá una imagen mucho más profesional.
Responsable
Hacer un seguimiento de la reunión es clave para controlar que tu objetivo ha sido cumplido, de este modo mantienes el contacto con los involucrados y realizas un continuidad de esta.
¡El tiempo es oro!
Puntualidad. Todos los involucrados tienen que asistir a la hora marcada para el inicio y así poder cumplir con la duración programada de la reunión. Lo recomendado para tener reuniones de trabajo efectivas es que tengan una duración aproximada de unos 45 minutos y realizarlas a primera hora de la mañana para evitar, de este modo, interrupciones en el trabajo.
Fases de un reunión de trabajo
Para evitar desviaciones, la reunión deberá empezar tratando los puntos más importantes, es decir el principal motivo por el que se ha convocado. Seguidamente propón los siguientes puntos a tratar para alcanzar los objetivos marcados.
Opiniones
Uno de los aspectos importantes de una reunión de trabajo es hacer sentir importante a todos los asistentes de la reunión, es clave que todos expongan sus ideas y sugerencias al respecto. Al mismo tiempo, el líder de la reunión tendrá que hacer de mediador, para evitar que se formen bandos de opinión que acaparen la conversación y consuman todo el tiempo.
Dudas
Antes de dar por finalizada la reunión, es interesante dejar unos minutos para resolver dudas o sugerencias. Este momento es clave para que todos los involucrados en el meeting salgan con la misma opinión y sean conscientes del desarrollo del proyecto.
Documentar y compartir
Lo más importante, posteriormente a la reunión, es elaborar un resumen completo con las medidas propuestas, las conclusiones y los pasos a seguir y enviarlo de forma individual a los asistentes.
Aplicando estos sencillos tips verás como poco a poco consigues tener reuniones de trabajo efectivas y mucho más productivas, tanto con tus clientes como con tus colaboradores y otros miembros de tu equipo.