Si bien es fantástico que ahora tengamos acceso a plataformas y tecnologías que nos permiten trabajar de forma remota, la fatiga de las reuniones en línea se ha convertido en un problema real en estos días. Si eres una persona que tiene a su cargo un equipo estos tips te ayudarán a hacer más efectivas tus juntas virtuales.
Las reuniones, incluso antes de la pandemia, eran amadas por pocos y desagradables por muchos. Parte de esto fue que muchos creían que algunas reuniones podrían haber sido un correo electrónico rápido o que no eran relevantes para ellos o los proyectos en los que estaban trabajando.
Las mismas quejas se aplican a las reuniones remotas.
Con muchas organizaciones diciendo que permitirán que los trabajadores trabajen de forma remota de forma permanente o al menos hasta fin de año, averiguar cómo tener mejores reuniones en línea debe ser una prioridad tanto para los líderes como para los empleados.
Hacia mejores reuniones en línea…
A pesar de que hemos tenido reuniones en línea durante más de 6 meses, muchos todavía están luchando por sacar lo mejor de ellas.
Algunos de los desafíos más comunes asociados con las reuniones en línea incluyen:
- Falta de familiaridad con la plataforma.
- Problemas de conectividad
- Ruido de fondo
- Gente hablando al mismo tiempo
- Mala calidad de audio
- Falta de señales visuales (cuando las reuniones no usan video).
Entonces, ¿qué puede hacer para mejorar la experiencia de las reuniones en línea?
Tips para mejorar la experiencia de las reuniones en línea
1. Tener una agenda
Al igual que con las reuniones en persona, tener una agenda clara ayudará a que la reunión fluya sin problemas. También puede ayudar a los asistentes a gestionar las expectativas y puede ser una gran herramienta para garantizar que la reunión se mantenga en el rumbo y a tiempo.
2. Que sean breves y directas
Incluso si estaba acostumbrado a reuniones más largas cuando estaba en persona, las investigaciones han encontrado que las reuniones virtuales pueden ser más exigentes. Por eso es importante que las reuniones en línea sean breves, agradables y directas.
Considere implementar una política de la empresa para el horario de reunión estándar tal vez sean 30 minutos o 60.
3. Configure sus preferencias
Si es el organizador de la reunión, asegúrese de personalizar la configuración para cuando las personas se unan a la reunión. Si necesita video, active la función de “unirse a la reunión con video”.
Consejo profesional: informe a todos de antemano que se requerirá el video para que puedan estar listos para video.
Otra preferencia importante para personalizar es que las personas se unan en silencio. La mayoría de las veces, las personas se unirán a una reunión y se olvidarán de silenciarse mientras todos los demás se unen. Durante este tiempo, muchas personas todavía están escribiendo o tomando café, o puede haber algo de ruido de fondo.
Hacer que las personas se unan en silencio, o recordarles que deben silenciar sus micrófonos tan pronto como se unan, puede hacer que la experiencia sea mucho más fluida y placentera.
4. Tenga en cuenta las zonas horarias
Esto es especialmente importante si trabaja con un equipo distribuido globalmente. Al organizar reuniones, tenga en cuenta que la hora de la reunión no se superpone con la hora del almuerzo en otra área. Además, evite programar reuniones en línea que requieran que alguien se mantenga conectado demasiado tarde o demasiado temprano.
5. Proporcione siempre una opción de acceso telefónico
Incluso hoy, no podemos estar seguros de que tendremos una buena conexión a Internet en todo momento. Para asegurarse de que la reunión se desarrolle sin problemas para todos los participantes, proporcione siempre una opción de acceso telefónico en caso de que alguien tenga dificultades con su conectividad.
6. Asignar un facilitador
A menudo, es mucho más difícil tener una discusión en reuniones en línea que en persona. Si su reunión requiere que otros participen activamente, considere la posibilidad de asignar un facilitador. Un facilitador debe guiar la conversación y responder preguntas.
El facilitador debe ser responsable de llamar a las personas por su nombre cuando sea necesario y de monitorear el chat de la reunión.
7. Comparta documentos y archivos relevantes con anticipación
Si va a discutir sobre un documento, archivo o presentación en particular durante la reunión, considere compartirlo con los asistentes de antemano.
Esto no solo ayudará a los asistentes a prepararse con anticipación, sino que también les facilitará el seguimiento de la reunión. También puede ayudar a mantener el debate encaminado y puede facilitar que los asistentes hagan preguntas relevantes si es necesario.
8. Considere la posibilidad de tomar notas compartidas
Considere la posibilidad de asignar a alguien para que tome notas de la reunión y las comparta con los asistentes en tiempo real. La toma de notas puede ayudar a garantizar que la reunión se mantenga bien encaminada, puede facilitar la lluvia de ideas, pero lo que es más importante, puede ser una gran herramienta para cuando la reunión finaliza y las personas están informando o asegurándose de tener toda la información que necesitan.
9. Evite la multitarea
Lo sabemos, es más fácil decirlo que hacerlo. Pero cuando participa o organiza una reunión en línea, realmente necesita concentrarse en la reunión y evitar la multitarea. Los correos electrónicos pueden esperar, los mensajes instantáneos pueden esperar y las redes sociales definitivamente pueden esperar.
Tener el video encendido puede ayudarlo a evitar la multitarea, ya que estará más atento y consciente de su lenguaje corporal y sus movimientos. Además, puede ser bastante fácil averiguar quién está prestando atención y quién no cuando se enciende el video.
Consejos adicionales
Si va a utilizar video, tenga en cuenta lo siguiente:
- Verifique su historial, asegúrese de que no haya ninguna iluminación fuerte o de que esté sentado frente a una ventana.
- Verifique el ángulo de su cámara de video, si es necesario, considere apoyar su computadora portátil.
- En cuanto al audio, verifique su micrófono para asegurarse de que esté funcionando.
- Utilice siempre auriculares o audífonos.
- Antes de que comience la reunión, compruebe que no es necesario descargar ninguna aplicación o software.
- Cierre las pestañas y las aplicaciones que no esté utilizando para garantizar una mejor conectividad.
- Si se distrae con facilidad, considere dejar su teléfono en otro lugar mientras está en la reunión.